OpenTalk Outlook Add-In: Videokonferenz-Integration

OpenTalk hat sein Outlook Add-In technisch neu aufgesetzt. Ziel der Weiterentwicklung ist eine langfristig tragfähige, plattformübergreifende Lösung zur Terminplanung von Videokonferenzen direkt aus Outlook – unabhängig vom Betriebssystem oder Outlook-Client.

Technologiewechsel: Reaktion auf Microsofts Richtungsänderung

Die bisherige Version des Add-Ins basierte auf der COM-Technologie, die Microsoft ab Outlook 2024 nicht mehr unterstützen wird. Parallel endet der Support für Outlook 2016 und 2019 im Oktober 2025 mit dem Auslaufen von Windows 10. Vor diesem Hintergrund setzen wir künftig auf eine iframe-basierte Architektur, die dem aktuellen Stand der Outlook-Add-In-Entwicklung entspricht.

Diese Umstellung verbessert nicht nur die Wartbarkeit, sondern erweitert zugleich die Kompatibilität. Das neue Outlook Add-In ist plattformübergreifend einsetzbar – unter Windows, macOS und im Web – und funktioniert mit älteren wie neuen Outlook-Versionen.

Docker-basierte Bereitstellung: Kontrollierte Integration in Unternehmensinfrastrukturen

Anstelle eines direkten Downloads wird das Add-In nun als Docker-Container bereitgestellt. Diese Bereitstellungsmethode unterstützt eine kontrollierte und nachvollziehbare Integration in bestehende IT-Umgebungen.

Microsoft stellt verschiedene Bereitstellungswege zur Verfügung: Die Installation kann über das Exchange Admin Center, die PowerShell-Kommandozeile oder das Microsoft 365 Admin Center erfolgen. Dabei sind sowohl URL-basierte als auch dateibasierte Installationen möglich – ein Vorteil für Organisationen mit unterschiedlichen Bereitstellungsstrategien und Rollenmodellen.

Die Docker-basierte Architektur bietet zusätzliche Vorteile bei Sicherheit und Skalierbarkeit. Container können in isolierten Umgebungen betrieben und zentral verwaltet werden, was sowohl die Sicherheitsrichtlinien als auch die Wartungseffizienz unterstützt.

Funktionen: Direkte Verwaltung von OpenTalk-Meetings in Outlook

Das Add-In ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von OpenTalk-Videokonferenzen direkt im Outlook-Kalender. Relevante Informationen wie Titel, Beschreibung, Zeiträume und Teilnehmer werden im Terminfenster eingetragen und dort verwaltet.

Ein automatisch generierter Teilnahmelink wird sowohl im Beschreibungstext als auch im Standortfeld eingefügt. So ist der Zugang zur Videokonferenz direkt aus der Kalenderübersicht möglich – ohne zusätzliche Schritte oder Suchaufwand.

Hinweis: Outlook-Standardverhalten anpassen & Verfügbarkeit

In der Standardeinstellung fügt Outlook automatisch Onlinebesprechungen (z. B. Microsoft Teams) zu jedem neuen Termin hinzu. Um Dopplungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, diese Funktion zu deaktivieren, wenn OpenTalk als Konferenzlösung genutzt wird. Die Option befindet sich in Outlook unter „Kalender > Events und Einladungen“ und lautet „Onlinebesprechung zu allen Besprechungen hinzufügen“.

Das neue Outlook Add-In steht derzeit ausschließlich für OpenTalk On Premises zur Verfügung. Hintergrund ist die Docker-basierte Bereitstellung, die eine gezielte Integration in unternehmenseigene Infrastrukturen ermöglicht.

Technisch vorbereitet für zukünftige Anforderungen

Mit der iframe-basierten Architektur, der Docker-basierten Bereitstellung und der erweiterten Plattformunterstützung stellt das neue Outlook Add-In eine zukunftssichere Lösung für die Planung und Durchführung von Videokonferenzen dar. IT-Verantwortliche profitieren von größerer Flexibilität bei der Integration, Nutzer:innen von einer nahtlosen Einbindung in den gewohnten Kalender-Workflow.