Daten­schutz­­hinweise

nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

für die Webseiten der OpenTalk GmbH

 

Wir von der OpenTalk GmbH nehmen Datenschutz sehr ernst. Schon seit 1992 haben wir uns auf den sicheren Datenaustausch und den Schutz der Privatsphäre spezialisiert. Datenschutz ist für uns also kein lästiges Übel, sondern politische Überzeugung, Aufgabe und Mission. Trotzdem müssen auch wir bestimmte Daten erfassen und speichern, um den reibungslosen Betrieb der Server und damit auch die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten zu können. Außerdem müssen auch wir Ihnen Rede und Antwort stehen können, um nachzuweisen, dass unsere Systeme ordentlich funktionieren und wir unsere Leistung Ihnen gegenüber erbracht haben. Im Folgenden legen wir Ihnen vollständig offen, wo, wie lange und wofür wir Daten verarbeiten.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten, beispielsweise des Namens, der Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer einer betroffenen Person, erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung und in Übereinstimmung mit den für die OpenTalk GmbH geltenden deutschen Datenschutzbestimmungen. Mit diesen Datenschutzhinweisen möchten wir Sie über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner klären wir Sie mit diesen Datenschutzhinweisen über die Ihnen zustehenden Rechte auf.

Die OpenTalk GmbH hat als für die Verarbeitung verantwortliche Stelle zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, so dass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch, an uns zu übermitteln.

 

1. Begriffsbestimmungen

Die Datenschutzhinweise der OpenTalk GmbH beruht auf den Begrifflichkeiten, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwendet wurden. Unsere Datenschutzhinweise sollen sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Kunden und Geschäftspartner einfach lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir vorab die verwendeten Begrifflichkeiten erläutern.

Wir verwenden in diesen Datenschutzhinweisen unter anderem die folgenden Begriffe:

• Personenbezogene Daten

  Dazu zählen alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

• Betroffene Person

  Eine betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.

• Verarbeitung

  Darunter zu verstehen ist jeder, mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren, ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

• Einschränkung der Verarbeitung

  Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

• Profiling

  Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere, um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

• Pseudonymisierung/Anonymisierung

  Damit gemeint ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, auf welche die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

• Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher

  Das ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

• Auftragsverarbeiter

  Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

• Empfänger

  Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.

• Dritter

  Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

• Einwilligung

  Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
  
   

2. Name und Anschrift der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle nach DSGVO:

OpenTalk GmbH

Schwedter Straße 9a

10119 Berlin

Deutschland

E-Mail: mail@opentalk.eu

Webseite: https://opentalk.eu

 

3. Erfassung von allgemeinen Daten und Informationen

Unsere Webserver erfassen mit jedem Aufruf unserer Internetseiten eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Erfasst werden können die (1) verwendeten Browsertypen und Versionen, (2) das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem, (3) die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt (sogenannte Referrer), (4) die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Internetseite angesteuert werden, (5) das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite, (6) eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse), (7) der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems und (8) sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht die OpenTalk GmbH keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um (1) die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte unserer Internetseite zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden durch uns daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

 

4. Registrierung auf unserer Internetseite

Sie haben die Möglichkeit, sich auf unseren Internetseiten unter Angabe von personenbezogenen Daten zu registrieren. Welche personenbezogenen Daten dabei an uns übermittelt werden, ergibt sich aus der jeweiligen Eingabemaske, die für die Registrierung verwendet wird. Die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die interne Verwendung und für eigene Zwecke erhoben und gespeichert.

Durch eine Registrierung auf unseren Internetseiten wird ferner die von Ihrem Internet-Service-Provider (ISP) vergebene IP-Adresse, das Datum sowie die Uhrzeit der Registrierung gespeichert. Die Speicherung dieser Daten erfolgt vor dem Hintergrund, dass nur so der Missbrauch unserer Dienste verhindert werden kann, und diese Daten im Bedarfsfall ermöglichen, begangene Straftaten aufzuklären. Insofern ist die Speicherung dieser Daten zur Absicherung des für die Verarbeitung Verantwortlichen erforderlich. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Weitergabe besteht oder die Weitergabe der Strafverfolgung dient.

Ihre Registrierung unter freiwilliger Angabe personenbezogener Daten dient uns dazu, Ihnen Inhalte oder Leistungen anzubieten, die aufgrund der Natur der Sache nur registrierten Benutzern angeboten werden können. Registrierten Personen steht die Möglichkeit frei, die bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten jederzeit abzuändern oder vollständig aus dem Datenbestand des für die Verarbeitung Verantwortlichen löschen zu lassen.

Wir erteilen Ihnen jederzeit auf Anfrage Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten über Sie bei uns gespeichert sind. Ferner berichtigten oder löschen wir personenbezogene Daten auf Wunsch oder Hinweis der betroffenen Person, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Unsere Mitarbeiter vom Kundensupport stehen Ihnen in diesem Zusammenhang als Ansprechpartner zur Verfügung.

 

5. Cookies und Webseitenanalyse mit Matomo

Wir benutzen auf unseren Webseiten „Matomo“, eine Open-Source-Software zur statistischen Auswertung der Besucherzugriffe. Wir betreiben ein eigenes Matomo-System, weil wir ausdrücklich auf die sonst übliche externe Analyse durch Google Analytics verzichten wollen. Wir analysieren über Matomo, woher Besucher unserer Webseite kommen, welche Inhalte für Sie relevant sind und wo es eventuell Probleme in unserer Webseite gibt. Wir analysieren die Ergebnisse unserer Marketingmaßnahmen, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu messen. Ebenso analysieren wir die Bewegung unserer Besucher auf den Webseiten um besser zu verstehen, wo wir Verbesserungen durchführen können.  Wir führen keine konkrete Beobachtung unserer Nutzer als identifizierbare Personen durch. Alle Daten inklusive der IP-Adresse werden ausschließlich anonymisiert/pseudonymisiert gespeichert. Matomo wird bei uns cookielos betrieben.

Bei der Nutzung unserer Services (nach dem Kunden-Login) kommen ausschließlich technische Cookies zum Einsatz. Diese sind zwingend für die Funktion der Systeme notwendig.

 

6. Weitere Dienste und Tracker

An einigen Stellen verlinken wir auf Videos von uns. Diese Videos werden bei externen Anbietern gehostet. Für unsere Videos verwenden wir Vimeo und YouTube. Wir haben die Verlinkungen im erweiterten Datenschutzmodus eingebunden, damit so wenig wie möglich Daten an die externen Hoster übertragen werden. Mit dem Start der Videos setzten die Anbieter Cookies auf Ihrem Endgerät. Die Datenschutzhinweise der externen Anbieter finden Sie auf YouTube (https://policies.google.com/privacy) und auf Vimeo (https://vimeo.com/privacy).

Der Vimeo-Video-Player löst bei einigen Anti-Tracking-Systemen einen Alarm aus, weil er statistische Angaben zur Video-Qualität an den Hersteller Conviva übermitteln kann (Datenschutzpolicy von Conviva). Uns ist leider kein Weg bekannt, das zu umgehen.

 

7. Kontaktmöglichkeit über die Internetseiten

Die Internetseiten der OpenTalk GmbH enthalten aufgrund von gesetzlichen Vorschriften Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme zu unserem Unternehmen sowie eine unmittelbare Kommunikation mit uns ermöglichen, was ebenfalls eine allgemeine Adresse der sogenannten elektronischen Post (E-Mail-Adresse) umfasst. Sofern Sie per E-Mail oder über ein Kontaktformular den Kontakt mit uns aufnehmen, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche auf freiwilliger Basis von Ihnen an uns übermittelten personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zu Ihnen gespeichert. 

Ihre Anfragen werden durch uns oder unsere Vertriebspartner bearbeitet. Unsere Vertriebspartner haben wir sorgfältig ausgewählt und mit ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO zur Sicherung des Datenschutzes abgeschlossen.

 

8. Verarbeitung, routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht. Im Einzelnen finden Sie hier unsere jeweiligen Löschfristen der unterschiedlichen Datenkategorien:

 

Typ: Webserver/Webportal/Verwaltungsinterface

• Gespeicherte Daten: IP-Adresse, Session-IDs, vom Browser übertragene Kennungen wie Browser-Version, Bildschirmgröße usw.
• Zweck: Schutz vor Missbrauch und unbefugtem Zugriff, Entstörung technischer Probleme, Verbesserung unserer Angebote und Produkte
• Daten werden gelöscht: nach 4 Tagen, anonymisierte Zähl-Daten: nach 2 Jahren
• Zugriff durch: Systemadministration, Support/Helpdesk, Programmierer, anonymisierte Zähl-Daten: Marketing

 

Typ: Videokonferenzsystem OpenTalk / OTaaS

• Gespeicherte Daten: IP-Adressen, Browser- und Session-IDs, Login-Zeit, andere durch den Browser übergebenen Daten, alle durch den Kunden vorgenommenen Eingaben, Chat-, Audio- und Videodaten
• Zweck: Leistungserbringung aus dem Vertrag
• Daten werden gelöscht: So bald der Videokonferenzraum durch den Kunden gelöscht wird
• Zugriff durch: Systemadministration, Support/Helpdesk

 

Typ: Mail-Server SMTP, Spam- und Virenfilter

• Gespeicherte Daten: Absender, Empfänger, Message-ID und Größe einer versandten oder empfangenen E-Mail. Teile des Inhalts oder der Betreff einer E-Mail werden in diesem Zusammenhang nicht gespeichert.
• Zweck: Nachprüfbarkeit, dass die uns anvertrauten E-Mails richtig zugestellt/empfangen wurden, falls User den Verlust einer E-Mail beklagen und Schutz vor Missbrauch.
• Daten werden gelöscht: nach 7 Tagen.
• Zugriff durch: Systemadministration, Support/Helpdesk

 

Typ: Mailserver POP3/IMAP

• Gespeicherte Daten: Welcher Account hat sich wann von welcher IP-Adresse aus eingeloggt. Wenn Mails gelöscht werden, wird die Message-ID und Größe der gelöschten E-Mail gespeichert. Wird eine E-Mail in andere IMAP-Folder verschoben, wird die Message-ID und Größe der E-Mail sowie von wo nach wo sie verschoben wurde, gespeichert. Es werden in diesem Zusammenhang keine Inhalte der E-Mail protokolliert.
• Zweck: Nachprüfbarkeit, ob unbefugter Zugriff auf ein Postfach stattgefunden hat bzw. warum und wie eine E-Mail gelöscht worden ist, falls User den Verlust einer E-Mail beklagen und Schutz vor Missbrauch.
• Daten werden gelöscht: nach 4 Tagen.
• Zugriff durch: Systemadministration, Support/Helpdesk

 

Typ: Kundensupport

• Gespeicherte Daten: E-Mails inkl. Inhalt und ggf. Anhang im Ticketsystem
• Optionale Daten: Sofern von Ihnen angegeben, auch Straße/Hausnummer, Plz/Ort, Land, optionale Rückruf-Telefonnummer, alternative E-Mail-Adresse, Liste der gewünschten Newsletter.
• Zweck: Leistungserbringung im Kundensupport, Nachvollziehbarkeit, Beweisbarkeit und Dokumentation von Verträgen und Absprachen
• Daten werden gelöscht: 2 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (gesetzl. Verjährungsansprüche)
• Zugriff durch: Systemadministration, Support/Helpdesk, Programmierer

 

Typ: Matomo Webanalyse

• Verarbeitete Daten: IP-Adresse (anonymisiert), Weitere Daten, die Ihr Browser übermittelt.
• Zweck der Verarbeitung: Zählen und Darstellung von Zugriffen auf, sowie Analyse und Verbesserung unserer Webseiten. 
• Daten werden gelöscht nach: 2 Jahren
• Zugriff auf die Daten haben: Mitarbeiter der Marketingabteilung, Systemadministratoren

 

Typ: Mastodon-Instanz

• Gespeicherte Daten: Zeit des Zugriffs, IP-Adresse, Session-IDs, vom Browser übertragene Kennungen wie Browser-Version, Bildschirmgröße usw.
• Zweck: Schutz vor Missbrauch und unbefugtem Zugriff, Entstörung technischer Probleme, Verbesserung unserer Angebote und Produkte
• Daten werden gelöscht: nach 4 Tagen, anonymisierte Zähl-Daten: nach 2 Jahren
• Zugriff durch: Systemadministration, Support/Helpdesk, Programmierer, anonymisierte Zähl-Daten: Marketing

Für die Funktionalität unserer Mastodon-Instanz werden Cookies verwendet. Dabei handelt es sich um rein technische Cookies die dazu dienen Nutzer wiederzuerkennen, bzw. für registrierte Nutzer auf verschiedenen Unterseiten der Instanz zu navigieren, ohne sich jedes Mal wieder erneut anmelden zu müssen. Keiner der verwendeten Cookies dient dazu, das Nutzungsverhalten der Betroffenen zu analysieren und/oder nachzuverfolgen. Bei sämtlichen verwendeten Cookies handelt es sich ausschließlich um sogenannte Session-Cookies.

Wenn Sie selbst einen Mastodon-Account benutzen und damit einem Account auf unserer Mastodon-Instanz folgen, ist es für die Funktionalität von Mastodon nötig, diese Information zu verarbeiten und zu speichern. Mastodon zeigt diese Information auf der jeweiligen Profilseite an.

• Wenn Sie mit einem Account auf dieser Mastodon-Instanz interagieren, ist es nötig, diese Informationen zu verarbeiten und zu speichern bzw. zwischenzuspeichern. Diese Daten enthalten Ihre eigenen Angaben wie den Account-Namen und Ihr Profilbild sowie die Art der Interaktion, z. B. Ihren Kommentar.
• Die von Ihnen bei Mastodon eingegebenen Daten, insbesondere Ihr Profilname und die unter Ihrem Account veröffentlichten Inhalte, werden von uns insofern verarbeitet, als wir Ihre Toots gegebenenfalls retooten oder auf diese antworten oder auch von uns aus Toots verfassen, die auf Ihren Account verweisen. Die von Ihnen bei Mastodon veröffentlichten und verbreiteten Daten werden so von uns in unser Angebot einbezogen und unseren Followern zugänglich gemacht.
• Andere Mastodon-Instanzen übermitteln uns Informationen wie über Kommentare und andere Interaktionen. Diese Informationen verarbeiten wir und speichern sie zwischen. Die anderen Mastodon-Instanzen übermitteln uns auch, wenn sie z. B. einen Kommentar gelöscht haben. Unsere Mastodon-Instanz löscht diesen dann auch automatisch.
• Empfänger von Veröffentlichungen ist die Öffentlichkeit, also potenziell alle. Wenn Sie einen Beitrag auf Mastodon teilen oder empfehlen, ist dies für alle Personen sichtbar, die Ihnen folgen. Wenn Sie auf unsere antworten, können Sie (wie bei Ihren eigenen Beiträgen) selbst einstellen, für wen dies sichtbar ist.

 

9. Übersicht über Ihre Rechte 

Recht auf Bestätigung

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob über sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Diese Datenschutzhinweise legen bereits transparent alle Verarbeitungsgründe und Orte offen. Möchten Sie trotzdem Ihr Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen, so schreiben Sie bitte an unseren Kundensupport. Die Bearbeitung dieser Anfragen verursacht erheblichen Aufwand. Wir bitten von Spaß-Anfragen abzusehen.

 

Recht auf Auskunft

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten. Diese Auskunft beinhaltet:

• die Verarbeitungszwecke
• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen falls möglich 
• die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde 
• wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden: Alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Abs.1 und 4 DSGVO und — zumindest in diesen Fällen — aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person
• Ferner steht der betroffenen Person ein Auskunftsrecht darüber zu, ob personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt wurden. Sofern dies der Fall ist, so steht der betroffenen Person im Übrigen das Recht zu, Auskunft über die geeigneten Garantien im Zusammenhang mit der Übermittlung zu erhalten.

Einen Großteil dieser Auskunft geben wir Ihnen bereits mit diesen Datenschutzhinweisen. In den Einstellungsbereichen unserer Provider finden Sie ein Datenschutz-Auskunftsportal, das Ihre zusätzlich bei uns gespeicherten Daten abrufbar zusammenfasst.

 

Recht auf Berichtigung

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, die unverzügliche Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht der betroffenen Person das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten — auch mittels einer ergänzenden Erklärung — zu verlangen.

Möchten Sie dieses Berichtigungsrecht in Anspruch nehmen, schreiben Sie bitte an unseren Kundensupport.

 

Recht auf Löschung (Recht auf Vergessen werden)

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist:

• Die personenbezogenen Daten wurden für solche Zwecke erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet, für welche sie nicht mehr notwendig sind.
• Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DS-GVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
• Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
• Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben.

Sofern einer der oben genannten Gründe zutrifft und Sie die Löschung von personenbezogenen Daten, die bei der OpenTalk GmbH gespeichert sind, veranlassen möchten, schreiben Sie bitte an unseren Kundensupport.

Wurden die personenbezogenen Daten von der OpenTalk GmbH öffentlich gemacht und ist unser Unternehmen als Verantwortlicher gemäß Art. 17 Abs. 1 DS-GVO zur Löschung der personenbezogenen Daten verpflichtet, so trifft die OpenTalk GmbH unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um andere für die Datenverarbeitung Verantwortliche, welche die veröffentlichten personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber in Kenntnis zu setzen, dass die betroffene Person von diesen anderen für die Datenverarbeitung Verantwortlichen die Löschung sämtlicher Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Unser Kundensupport wird im Einzelfall das Notwendige veranlassen.

 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten, und zwar für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
• Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, die betroffene Person lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangt stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
• Der Verantwortliche benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, die betroffene Person benötigt sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Die betroffene Person hat Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

Sofern eine der oben genannten Voraussetzungen gegeben ist und Sie die Einschränkung von personenbezogenen Daten, die bei der OpenTalk GmbH gespeichert sind, verlangen möchten, schreiben Sie bitte an unseren Kundensupport.

 

Recht auf Datenübertragbarkeit

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche durch die betroffene Person einem Verantwortlichen bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie hat außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Ferner hat die betroffene Person bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DS-GVO das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

 

Recht auf Widerspruch

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Die OpenTalk GmbH verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeitet die OpenTalk GmbH personenbezogene Daten, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widerspricht die betroffene Person gegenüber der OpenTalk GmbH der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so wird die OpenTalk GmbH die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Die OpenTalk GmbH verarbeitet jedoch keine personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken. 

Zudem hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die sie betreffende Verarbeitung personenbezogener Daten, die bei der OpenTalk GmbH zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DS-GVO erfolgen, Widerspruch einzulegen, es sei denn, eine solche Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich. Die OpenTalk GmbH verarbeitet jedoch keine personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken. 

Zur Ausübung des Rechts auf Widerspruch schreiben Sie bitte an unseren Kundensupport.

 

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, sofern die Entscheidung (1) nicht für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen erforderlich ist, oder (2) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Rechte und Freiheiten sowie der berechtigten Interessen der betroffenen Person enthalten oder (3) mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person erfolgt.

Ist die Entscheidung (1) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen erforderlich oder (2) erfolgt sie mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person, trifft die OpenTalk GmbH angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie die berechtigten Interessen der betroffenen Person zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört. Die OpenTalk GmbH verarbeitet jedoch keine personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken. 

 

Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen. Möchten Sie Ihr Recht auf Widerruf einer Einwilligung geltend machen, schreiben Sie bitte an unseren Kundensupport. Wir bitten Sie zu beachten, daß ein Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung ggf. die Fortführung Ihres Vertrages bei uns unmöglich macht.

 

10. Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Die OpenTalk GmbH erhebt und verarbeitet die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail oder über ein auf der Internetseite befindliches Webformular, an uns übermittelt. Schließen wir einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird von uns kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen.

 

11. Werbung und Marktforschung

Wir verwenden die E-Mail-Adressen, Postanschriften und Telefonnummern unserer Interessenten und Bestandskunden zur Beratung und Eigenwerbung für unsere Produkte und Dienstleistungen. Dazu setzen wir u.A. Subunternehmer ein, mit denen wir AV-Verträge abgeschlossen haben. Die Rechtsgrundlage hierfür ist das berechtigte Interesse nach Art. 6, Abs. 1 f DS-GVO. Bei Telefonwerbung wird zuvor eine Einwilligung eingeholt. Sie haben jederzeit die Möglichkeit dieser Verarbeitung zu widersprechen. Für den Widerspruch schicken Sie eine E-Mail an privacy@opentalk.eu.

 

12. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Art. 6 I lit. a DS-GVO dient unserem Unternehmen als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für eine Lieferung von Waren oder die Erbringung einer sonstigen Leistung oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DS-GVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zur unseren Produkten oder Leistungen. Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DS-GVO. In seltenen Fällen könnte die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich werden, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Besucher in unserem Betrieb verletzt werden würde und daraufhin sein Name, sein Alter, seine Krankenkassendaten oder sonstige lebenswichtige Informationen an einen Arzt, ein Krankenhaus oder sonstige Dritte weitergegeben werden müssten. Dann würde die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. d DS-GVO beruhen. Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DS-GVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Solche Verarbeitungsvorgänge sind uns insbesondere deshalb gestattet, weil sie durch den Europäischen Gesetzgeber besonders erwähnt wurden. Er vertrat insoweit die Auffassung, dass ein berechtigtes Interesse anzunehmen sein könnte, wenn die betroffene Person ein Kunde des Verantwortlichen ist (Erwägungsgrund 47 Satz 2 DS-GVO).
• Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Artikel 6 I lit. f DS-GVO ist unser berechtigtes Interesse die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit und Sicherstellung der Dienstleistungen.
• Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z.B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann. Mitunter kann es zu einem Vertragsschluss erforderlich sein, dass eine betroffene Person uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellt, die in der Folge durch uns verarbeitet werden müssen. Die betroffene Person ist beispielsweise verpflichtet uns personenbezogene Daten bereitzustellen, wenn unser Unternehmen mit ihr einen Vertrag abschließt. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Vertrag mit dem Betroffenen nicht geschlossen werden könnte. Vor einer Bereitstellung personenbezogener Daten durch den Betroffenen muss sich der Betroffene an einen unserer Mitarbeiter wenden. Unser Mitarbeiter klärt den Betroffenen einzelfallbezogen darüber auf, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Vertragsabschluss erforderlich ist, ob eine Verpflichtung besteht, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche Folgen die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte.
• Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.

13. Unser Datenschutzbeauftragter

Für unser Unternehmen ist ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter bestellt. Sie erreichen ihn unter:

privacy@opentalk.eu

 

Stand: 26.06.2023