5 Fragen zum Datenschutz in Videokonferenzen

In unserer Serie „5 Fragen zu“ befragen wir unsere Expert:innen zu wichtigen Themen rund um OpenTalk, Open Source-Software, digitale Souveränität und aktuelle Branchentrends.

Dieses Mal mit: Peer Hartleben, Mitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für die interne Unternehmensentwicklung der Heinlein Gruppe. Der ausgebildete IT-Systemadministrator mit LPIC-Zertifizierung begann in den 90ern mit dem Aufbau von Audio-Netzwerken für Rundfunkstationen. Im Jahr 2001 spezialisierte er sich auf Internetdienste unter Linux und Windows. Gemeinsam mit Peer Heinlein veröffentlichte er das Fachbuch „POP3 und IMAP – Mailserver mit Courier und Cyrus“ bei Open Source Press. Als passionierter Datenschützer beantwortet er uns 5 Fragen zum Datenschutz in Videokonferenzen.

Welche gesetzlichen Vorgaben müssen bei der Nutzung von Videokonferenzlösungen in der öffentlichen Verwaltung beachtet werden?

In der öffentlichen Verwaltung unterliegen Videokonferenzen strengen gesetzlichen Vorgaben, um den Datenschutz zu gewährleisten. Dazu zählen insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie nationale Datenschutzgesetze. Diese Regulierungen schreiben vor, ob und wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden dürfen. Es ist wichtig, sich mit den relevanten Vorschriften vertraut zu machen und sicherzustellen, dass die genutzten Videokonferenzlösungen diesen Anforderungen entsprechen.

Wie können personenbezogene Daten während einer Videokonferenz effektiv geschützt werden?

Der Schutz personenbezogener Daten beginnt bereits bei der Planung und Durchführung der Videokonferenz. Es sollten nur die notwendigsten Daten erfasst werden, etwa Teilnehmernamen und E-Mail-Adressen. Darüber hinaus ist es entscheidend, unbefugten Zugriff zu verhindern. Sensible Informationen in der Videokonferenz sollten nur in verschlüsselten Chats oder Dateien ausgetauscht werden. Um die Teilnehmenden für den Datenschutz zu sensibilisieren, bietet es sich an, regelmäßige Schulungen durchzuführen. Dabei können Themen wie der sichere Umgang mit Warteräumen, Bildschirmfreigaben und Aufzeichnungen behandelt werden.

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen sind erforderlich, um den Datenschutz bei Videokonferenzen sicherzustellen?

Technische Maßnahmen umfassen beispielsweise die Nutzung sicherer Server-Standorte innerhalb der EU sowie regelmäßige Software-Updates und Sicherheits-Patches. Organisatorische Maßnahmen beinhalten klare Richtlinien und Schulungen für Mitarbeitende, um den bewussten und sicheren Umgang mit Videokonferenztools zu fördern. Zusätzlich sollten regelmäßige Datenschutzprüfungen und Risikoanalysen durchgeführt werden, um Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Welche Vorteile bietet die Verarbeitung von Daten innerhalb der EU für den Datenschutz?

Die Verarbeitung von Daten ist ein entscheidender Faktor für den Datenschutz. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Daten innerhalb der EU, idealerweise innerhalb Deutschlands, gespeichert und verarbeitet werden, da hier strenge Datenschutzgesetze gelten. Öffentliche Verwaltungen und Unternehmen müssen genau wissen, wo ihre Daten gehostet werden und welche Maßnahmen die Dienstleister ergreifen, um diese Daten zu schützen. Es sollte auch klar sein, dass keine Daten an Dritte weitergegeben oder für andere Zwecke als die vereinbarten verwendet werden.

Wie können öffentliche Verwaltungen sicherstellen, dass ihre Videokonferenzanbieter datenschutzkonform arbeiten?

Der Vertrag für die Auftragsverarbeitung mit dem Videokonferenzanbieter sollte dazu eine Klausel enthalten, die die ausschließliche Nutzung von Rechenzentren in der EU garantiert. Alternativ muss bei einer Verarbeitung in einem Drittland sichergestellt werden, dass hier ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Union vorliegt. Regelmäßige Audits und Datenschutzüberprüfungen helfen, die fortlaufende Einhaltung der Datenschutzanforderungen zu gewährleisten. Dabei kann eine Checkliste mit Punkten wie Datenschutzrichtlinien, Zertifizierungen und Compliance-Berichten des Anbieters hilfreich sein. Durch die Beachtung dieser Aspekte und die Implementierung entsprechender Maßnahmen können öffentliche Verwaltungen sicherstellen, dass Videokonferenzen datenschutzkonform und sicher durchgeführt werden.