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Outlook für Opentalk

OpenTalk für Outlook bietet ein Office Addin, mit dem Sie OpenTalk-Besprechungen zu einem Outlook-Kalendereintrag hinzufügen können. Das Addin fügt der Werkzeugleiste (Ribbon) zwei Schaltflächen hinzu, um ein OpenTalk-Meeting zu planen oder ein Ad-hoc Meeting zu öffnen.

Die Verwendung des Addins erfordert ein aktives Premium-Konto für den OpenTalk-Onlinedienst (https://meet.opentalk.eu), oder eine lokale Bereitstellung der OpenTalk Enterprise Edition (OnPremise-Installation).

Installation​

Voraussetzungen​

Das OpenTalk für Outlook Addin unterstützt Windows 10 und höher sowie Microsoft Outlook 2013 und höher (32/64 Bit). Die Einbindung in die Web-Versionen von Microsoft 365 Office 365, oder Outlook Web Access sowie Outlook für Mac und Outlook für Mobile werden derzeit nicht unterstützt. Versuchen Sie nicht, das Addin mit einer anderen Windows- oder Outlook-Version zu installieren.

Das Addin erfordert Microsoft .Net Framework 4.8. Dieses ist in Windows 11 bereits integriert. Bei Windows 10 sollte dies automatisch durch das Setup-Programm installiert werden. Falls dies nicht geschieht oder fehlschlägt, sollten Sie das Framework 4.8 installieren, bevor Sie das Addin-Installationsprogramm ausführen.

Alle Benutzer vs. Aktueller Benutzer​

Das Addin kann in zwei Modi installiert werden (normalerweise durch Ausführen der mitgelieferten setup.exe).

  • Für alle Benutzer (empfohlen) In diesem Fall wird eine globale Instanz des Addins registriert, die dann im Benutzerkontext installiert wird, wenn Outlook zum ersten Mal unter diesem Benutzer geöffnet wird. Programmdateien und Einstellungen werden dabei von allen Benutzern gemeinsam genutzt.
  • Nur für den aktuellen Benutzer In diesem Fall wird das Addin im Benutzerbereich des Dateisystems installiert, und Outlook und die Einstellungen gelten nur für diesen bestimmten Benutzer.

Ausführen des Installationsprogramms​

Für den Installationsvorgang sind Administratorrechte erforderlich. Auch wenn Sie ein lokaler Administrator sind, müssen Sie möglicherweise setup.exe mit der Funktion "Als Administrator ausführen" starten.

  • Schließen Sie Microsoft Outlook, bevor Sie das Installationsprogramm ausführen.
  • Führen Sie setup.exe aus (denken Sie daran, "Als Administrator ausführen" zu verwenden) und folgen Sie den Anweisungen.
  • Wählen Sie den Installationsmodus (Alle Benutzer vs. Nur für den aktuellen Benutzer)
  • Je nach installiertem .NET Framework installiert das Installationsprogramm möglicherweise die Version 4.8 des Frameworks (bereits in Windows 11 enthalten)
  • Sobald die Installation abgeschlossen ist, können Sie Microsoft Outlook starten. Während der Initialisierung sollten Sie sehen, dass Outlook das "OpenTalk for Outlook Addin" startet.
  • Sobald Outlook initialisiert ist, sehen Sie zwei neue Schaltflächen in der Multifunktionsleiste. Wenn nicht, lesen Sie den Abschnitt zur Fehlerbehebung.

Addin deaktivieren/deinstallieren​

Wenn Sie das Addin vorübergehend deaktivieren möchten, öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei → Optionen → Add-Ins. Ganz unten finden Sie eine Schaltfläche mit der Aufschrift Go.... Klicken Sie auf diese, entfernen Sie das Häkchen vor dem Eintrag OpenTalk für Outlook und klicken Sie auf Schließen. Die OpenTalk-Aktionsschaltflächen sollten verschwinden, wenn Sie Outlook das nächste Mal öffnen.

Das Addin wird als normales Windows-Programm / -Feature installiert. Als Administrator können Sie das Addin deinstallieren:

  • Stellen Sie sicher, dass Microsoft Outlook geschlossen ist
  • Öffnen Sie die Windows-Systemsteuerung
  • Wählen Sie Programm → Programm deinstallieren
  • Suchen Sie nach OpenTalk für Outlook und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Deinstallieren

OpenTalk für Outlook verwenden​

Ad-Hoc-Besprechung starten​

Wenn Sie auf diese Aktionsschaltfläche klicken, wird ein neuer Besprechungsraum erstellt. Sie müssen sich beim OpenTalk Dashboard anmelden, ein Meeting wird erstellt und Sie erhalten die URLs, um dem Meeting als Moderator oder als Gast beizutreten. Außerdem sehen Sie die Einwahlinformationen, wenn Sie per Telefon teilnehmen möchten. Kopieren Sie den Link/die Telefoninformationen und leiten Sie sie an die anderen Teilnehmer weiter. Sie können selbst an der Besprechung teilnehmen, indem Sie auf die Schaltfläche Besprechung öffnen klicken.

Eine Besprechung planen​

Eine geplante Besprechung ist mit dem Outlook-Kalender verbunden. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Termin einschließlich einer OpenTalk-Besprechung zu planen.

Über die globale Symbolleiste​

Sobald das Addin gestartet ist, finden Sie zwei neue Aktionsschaltflächen in der globalen Symbolleiste von Outlook. Klicken Sie auf OpenTalk → Meeting planen und folgen Sie diesen Schritten:

  • Je nach Anmeldestatus werden Sie aufgefordert, sich beim OpenTalk-Dienst anzumelden und den Zugriff auf einige Ihrer persönlichen Daten zu bestätigen. Sobald die Anmeldung erfolgreich abgeschlossen wurde, sehen Sie eine Bestätigung im Browser. Schließen Sie das Browser-Fenster, um zum Dialogfenster Meeting planen zurückzukehren.
  • Nun können Sie einen Ihrer bevorzugten Besprechungsräume in OpenTalk auswählen oder einen neuen Besprechungsraum erstellen (siehe "Persönliche bevorzugte Besprechungsräume erstellen" für weitere Informationen)
  • Geben Sie den Titel des Meetings ein. Wenn Sie einen Ihrer bevorzugten Räume verwenden, wird dieser automatisch mit den Rauminformationen ausgefüllt. Wenn Sie ein Besprechungspasswort festlegen, müssen die Teilnehmer dieses in der OpenTalk-Lobby eingeben, bevor sie der Besprechung beitreten. Wenn Sie das Passwort leer lassen, müssen die Teilnehmer kein Meeting-Passwort eingeben.
  • Sie können die Option zur Aktivierung des Warteraums auswählen, damit Ihre Gäste warten müssen, bis Sie sie in die Besprechung lassen.
  • Klicken Sie auf Weiter. Dadurch wird ein Raum im OpenTalk-Dashboard erstellt.
  • Die Felder Titel und Text des Kalendereintrags werden mit allen Informationen gefüllt, die erforderlich sind, um dem Meeting als Moderator oder Gast über einen Browser beizutreten oder sich über ein normales Telefon einzuwählen. Der Text enthält auch Informationen zum Datenschutz und Links zu weiteren Informationen.

Sie können nun mit dem Hinzufügen von Teilnehmern fortfahren, wie Sie es bei einer normalen Einladung (ohne OpenTalk-Meeting) tun würden. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden und Outlook sendet eine Einladung an alle Teilnehmer. Die Einladungs-E-Mail enthält eine .ics-Anlage. Der Empfänger kann auf diese Datei doppelklicken, um die Einladung in seinen persönlichen Kalender zu importieren. Je nach E-Mail-Client wird die Einladung automatisch erkannt, und Sie müssen sie nicht manuell importieren.

Wenn Sie den Abschnitt Besprechungen im OpenTalk Dashboard öffnen, sehen Sie die neu erstellte Besprechung mit der Teilnehmerliste. Jedes Mal, wenn Sie Besprechungsinformationen bearbeiten, erhalten die Teilnehmer eine Benachrichtigung.

Aus der globalen Kalenderansicht​

Dies funktioniert auf eine ähnliche Weise

  • Öffnen Sie die Kalenderansicht.
  • Doppelklicken Sie auf das Zeitfenster, für das Sie den Termin erstellen möchten.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche OpenTalk Meeting ansetzen im oberen Bereich der Kalenderansicht.
  • Füllen Sie den Dialog wie oben beschrieben aus.

Bearbeiten eines bestehenden Termins​

Neben der Erstellung eines neuen Termins können Sie auch ein OpenTalk-Meeting zu einem bestehenden Termin hinzufügen. Doppelklicken Sie einfach auf den Kalendereintrag und klicken Sie im oberen Bereich des Dialogs auf die Schaltfläche OpenTalk-Meeting ansetzen. Folgen Sie den gleichen Anweisungen wie bei der Erstellung eines neuen Eintrags (siehe vorheriger Abschnitt).

Eine Besprechung absagen​

Sie können eine Besprechung wie gewohnt absagen. Löschen Sie den Kalendereintrag, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin klicken und Abbrechen wählen. Das Addin sorgt dafür, dass der entsprechende OpenTalk-Besprechungsraum (der ebenfalls gelöscht wird) und eine Absage-Nachricht an alle Teilnehmer gesendet wird.

Persönliche Favorisierte Besprechungsräume erstellen​

Das Addin unterstützt einen schnellen Zugriff auf Ihre persönlichen Lieblingsräume. Diese können bei der Erstellung eines Meetings aus der Dropdown-Liste ausgewählt werden.

Um einen neuen Favoriten einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie zum OpenTalk Dashboard
  • Wählen Sie Zeitunabhängiger Termin aus den Besprechungsoptionen. Dadurch wird der Raum zu einem statischen Raum, der ständig verfügbar ist (z. B. für Teambesprechungen, Verkaufspräsentationen, Webinare usw.)
  • Gehen Sie zur Meetingübersicht und klicken Sie auf ...* für das neu erstellte Meeting. Klicken Sie auf Favorit.

Sie können so viele Favoriten hinzufügen, wie Sie möchten. Das Addin ruft bei der Initialisierung des Dialogs eine Liste auf und stellt eine Dropdown-Liste zur Verfügung.

Fehlerbehebung​

Addin wird nicht gestartet und erscheint nicht in der Liste​

Manchmal wird das Addin installiert, aber die Aktionsschaltflächen werden nicht in der Multifunktionsleiste angezeigt. Dies kann passieren, wenn Outlook das Addin deaktiviert.

Lesen sie auch

Nach dem Start ist nur ein OpenTalk Button sichtbar​

Wenn Outlook das Addin das erste Mal (nach der Installation) lädt, wird nur einer von zwei Ribbon-Schaltflächen angezeigt.

Sie müssen Outlook schließen und erneut öffnen, dann sind beide Aktionsschaltflächen verfügbar.

Problem während der Installation​

Wenn die Installation nicht abgeschlossen werden kann, prüfen Sie die Daten Sie %ProgramFiles(x86)%\OpenTalk\OpenTalk for Outlook\OpenTalkInstaller.log auf Hinweise. Stellen Sie sicher, dass vor der Installation Outlook geschlossen ist.

Deinstallation schlägt fehlt​

Stellen Sie sicher, dass vor der Deinstallation Outlook geschlossen ist.

Im Allgemeinen sollten Sie %ProgramFiles(x86)%\OpenTalk\Outlook Addin\OpenTalkInstaller.log überprüfen, wenn dies Probleme zeigt.

Wenn Sie das Addin nicht deinstallieren können, auch nicht als Administrator, haben Sie einige Optionen auf niedriger Ebene. Lesen Sie die Informationen sorgfältig durch.

Wenn dies nicht funktioniert, gibt es zwei einfache Möglichkeiten:

Verwendung des Befehls wmic → Details.​

Öffnen Sie eine Befehlszeile mit Administratorberechtigung und starten Sie:

wmic product where name="OpenTalk for Outlook" call uninstall /nointeractive

Das Microsoft Reparaturprogramm benutzen.​

Laden Sie Microsoft Program_Install_and_Uninstall.meta.diagcab herunter und starten es als Administrator → Details Klick Sie auf Next, wählen Sie OpenTalk for Outlook aus der Liste der installierten Komponenten Klicken Sie auf Try uninstall, damit wird die Bereinigung gestartet, nach einiger Zeit sollte diese erfolgreich abgeschlossen werden.